Cách đây 2 ngày tôi có nêu 1 chủ đề :
"Khi nhận thấy 1 phòng ban thường xuyên không đáp ứng được yêu cầu công việc, công ty yêu cầu trưởng phòng trình bày sơ đồ tổ chức, mô tả công việc KPIs của từng nhân viên. Công ty tin rằng nguyên nhân là do thiếu bảng mô tả công việc và phân công phân nhiệm rõ ràng.Sơ Đồ Tổ Chức vẽ rất đẹp thể hiện đáp ứng hết tất cả các yêu cầu của công ty trong thời gian tới. Bảng mô tả công việc được chuyên gia đánh giá là rất đạt yêu cầu vì trình bày đúng form, mô tả rõ ràng, đạt chuẩn.Nhưng sau đó thì phòng ban này vẫn không cải thiện được tình hình.Theo Anh Chị thì nguyên nhân có thể là do đâu ?"Sau đây là câu mà các Anh Chị đã trả lời về các nguyên nhân :
1.SDTC Không được xây dựng từ mục tiêu, yêu cầu của Cty đối với phòng. Từ đó xây dựng nhiệm vụ, mục tiêu từng vị trí bị thiếu, hoặc bị thừa
2. Không lượng hóa thời gian và các chỉ tiêu cụ thể, từ đó định lượng thời gian từng vị trí không phù hợp.
3. Sơ đồ cần đi cùng với các quy trình hạch toán, kiểm soát và nhu cầu báo cáo tài chính cũng như quản trị.
4. Do người thực thi quy trình.
5. Năng lực đầu vào yếu, dẫn đến kết quả đầu ra kém.
6. Do không làm theo đúng những gì viết ra.
7.Do thiếu quy trình, thiếu sự liên kết giữa các bộ phận với nhau nhằm đạt đến kết quả, mục đích cuối cùng cụ thể.
8. Năng lực của nhân sự chưa đáp ứng.
9. Bảng mô tả cv đạt chuẩn nhưng chưa phù hợp với mục tiêu c.ty, phòng, nhân sự.
10. Người thực hiện thiếu tính cam kết.
11. Chưa thực hiện tốt công đoạn phân tích, tổng hợp, đánh giá, điều chỉnh khi công việc không hiệu quả.
12. Do truyền thông nội bộ chưa rõ ràng để từng người trong phòng ban đó hiểu: ai, khi nào, làm gì, mục tiêu cần đạt tương ứng.
Cảm ơn các Anh Chị đã tham gia trả lời. Các câu trả lời của Anh Chị rất hay ở chỗ đều đưa ra đúng nguyên nhân.
Có rất nhiều nhà quản lý viết rất hay nhưng đến khi thực thi thì không thành công. Khi nói và làm không gắn liền với nhau thì nội dung nói rất dễ bị xa rời thực tế.
Sau đây là cách tôi đã xử lý khi gặp tình huống như trên:
Điều chỉnh lại Sơ Đồ Tổ Chức. Lý do :
Tiêu chuẩn vị trí trong SĐTC cũ rất khó tìm người trên thị trường hiện nay nếu dựa trên những điều kiện doanh nghiệp đang có. Cái này đòi hỏi người lập sơ đồ phải am hiểu thị trường lao động và am hiểu doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao đọc sơ đồ tổ chức thấy rất hay nhưng không triển khai được.
Điều chỉnh lại mức lương theo vị trí sao cho cạnh tranh để dễ thu hút và tạo động lực cho đội ngũ, bù đắp lại các điều kiện hạn chế của DN trong hiện tại. Từ đó việc tuyển dụng, sắp xếp nhân sự dễ dàng hơn.
Cải thiện tình trạng hiện tại dựa trên những gì đang có sao cho tốt nhất có thể. Phân công công việc cho nhân sự hiện tại sao cho đúng người, đúng việc. Tạo niềm tin tích cực cho đội ngũ thông qua việc hướng dẫn, chia sẻ cho từng nhân viên và các truyền thông trong công việc.
Vì nếu không chú ý điều này vô tình bạn tạo ra một môi trường không tích cực cho nhân sự kể cà cũ và mới thì rất khó thu hút người phù hợp. Mặt khác bạn sẽ không gây dựng niềm tin đối với tổ chức để nhận được sự ủng hộ do hiêu suất làm việc hiện tại quá kém.
Trên đây là một ví dụ không phải là đại diện cho tất cả các tình huống. Tôi chia sẻ ra đây với mong muốn các anh chị nhìn vấn đề này ở những khía cạnh khác, sâu sắc hơn và tránh các lỗi 'rập khuôn" trong quản lý. Nghề quản lý đòi hỏi kỹ năng mềm rất nhiều, và không thể máy móc theo một lý thuyết nào đó.
Sau một thời gian rất ngắn thì kết quả thay đổi khả quan hơn một cách rõ rệt. Anh trưởng bộ phận đó giải thích rằng anh cũng muốn làm những cách tôi đã làm nhưng không được đồng ý :
- Trước đây anh muốn xin tuyển người không được.
Tôi trả lời : vì công ty không tin tuyển người là một giải pháp đúng. Với đội ngũ hiện tại anh đã sai trong cách quản lý thì làm sao công ty tin anh có thể chọn đúng người mới vào ?
- Trước đây anh nghe phòng HR nói rằng lương của phòng này cao rồi nên không dám đề xuất mức lương tăng lên.
Tôi trả lời : Một mức lương được gọi là cao hay thấp là so với kết quả của người đó tạo ra. Lý do nhân viên của anh bị cho là cao là vì kết quả của họ tạo ra quá thấp.
- Kết quả họ tạo ra quá thấp là vì việc quá tải.
Tôi trả lời : Em đã làm thử cho anh thấy trong vòng 1 tuần, chưa cần tuyển thêm người, với lực lượng hiện có chỉ cần sắp xếp lại công việc cho mọi người, làm công tác tư tưởng và truyền thông nội bộ để xây dựng lại văn hóa làm việc giữa mọi người trong trong bộ phận và giữa bộ phận của anh với tất cả các phòng ban khác. Kết quả đã thay đổi rõ nét. Mỗi một bạn đều được khen và tỏa sáng. Anh thấy tinh thần của các bạn có khác không ? Khi anh làm được điều này thì anh có yêu cầu gì cũng được nhân sự và tổ chức tin tưởng ủng hộ.
Tất cả những gì tôi nói ở trên chỉ liên quan đến 2 kỹ năng : quản lý và lãnh đạo của một nhà quản lý.
