Kế Hoạch Mua Hàng - Về các chỉ số

 
Trong buổi hướng dẫn template KHNS-KHTC chiều hôm qua tôi có giải thích template không giúp các anh chị làm ra được báo cáo cho DN, chỉ giúp anh chị tham khảo một cách trình bày nhưng trên cơ sở anh chị phải hiểu cách tính toán.
Bản thân template không chứa hết các thông tin. Bởi vậy hiểu về cách tính và kỹ năng thiết kế là điều kiện cần cho việc lập kế hoạch ngân sách. Việc này cần anh chị đầu tư thời gian học và thực hành.
Đa số các DN sử dụng MOQ để đặt hàng vì chưa tính được EOQ. Mặt khác chưa có sự kết nối giữa các bộ phận từ kinh doanh, marketing, tài chính, kho vận, sản xuất và mua hàng. Tôi phỏng vấn nhiều trưởng bộ phận mua hàng rằng : tại sao mình mua số lượng hàng này ? Thì câu trả lời là : đó là MOQ từ nhà cung cấp. Nếu CEO am hiểu về tài chính họ sẽ biết làm gì trong trường hợp này. Tôi đã từng chứng kiến CEO, nhà đầu tư cũng là nhà bán hàng quản lý việc này rất tốt. Họ luôn có kế hoạch tiêu thụ cho mỗi đơn hàng nhập về và xây dựng hệ thống chỉ tiêu, báo cáo hàng ngày để theo dõi sát sao việc này và có hành động kịp thời, tất cả các bộ phận marketing, kế toán, IT đi theo để phục vụ cho mục tiêu bán hàng và thu hồi vốn nhanh nhất có thể.
Hôm qua có bạn hỏi vì sao hạn mức tồn kho tối đa lại cộng MOQ vào. Thực ra nó là EOQ, nhưng do cách làm thực tế hiện nay tại các DN họ chỉ dừng ở MOQ. Hạn mức hàng tồn kho tối đa là chỉ số rất quan trọng để DN lập kế hoạch, kiểm soát hàng hóa. DN nên đầu tư thời gian để tối ưu chỉ số này. Khi bạn kiểm soát theo chỉ số này bạn sẽ thấy khâu bán hàng quyết định đến khâu mua hàng và hạn mức tồn kho thế nào. Người làm tài chính giỏi họ sẽ nói trong công ty bộ phận kinh doanh là quan trọng nhất là vì vậy.
Thực ra, khi đi vào thực tế bạn sẽ thấy, ngoài nhu cầu kinh doanh, leadtime, MOQ của nhà cung cấp. Hạn mức tồn kho tối đa còn phụ thuộc vào diện tích kho chứa, điều kiện vận tải cho phép, vòng đời sản phẩm.... Từ đây để tối ưu chi phí kho bãi người ta tìm nhiều cách như rút ngắn lead time, tận dụng kho chứa nhà cung cấp, lựa chọn địa điểm kho, phương tiện vận chuyển .... . Một khi bạn lập kế hoạch ngân sách cho mua hàng bạn nên đi sâu vào các vấn đề này để giảm giá thành, nâng cao năng lực cạnh tranh cho DN chứ đừng nên chỉ dừng lại lập kế hoạch trên những hiện trạng. Giây phút quan trọng nhất là khi sếp hỏi : chi phí này vì sao cao quá ? có cách nào giảm không thì bạn cần có dữ liệu để phân tích.