Công việc đầu tiên của trưởng bộ phận tài chính kế toán khi bước vào công ty - Phần 3
Trong các bài viết trước tôi đã đề cập đến các công việc như kiểm kê tài sản và đối chiếu công nợ.
Có nhiều bạn kế toán trưởng khi bước vào công ty bắt tay ngày vào làm báo cáo tài chính và dừng lại ở đó. Bạn không sai khi tập trung vào công việc chuyên môn chính. Nhưng nếu bạn chỉ tập trung vào việc này bạn sẽ vướng mắc 3 điều:
- Bạn không tạo được ấn tượng tốt với chủ DN vì lập báo cáo tài chính không phải là công việc duy nhất mà công ty cần bạn. Điều quan trọng là báo cáo đó bạn phải thuyết minh được các con số là chính xác, tin cậy. Để có được các báo cáo tài chính đúng, liên quan đến rất nhiều các nghiệp vụ từ các phòng ban khác ở trước giai đoạn chứng từ thanh toán chuyển về phòng kế toán.
- Bạn sẽ được đánh giá cao hơn nếu cải thiện được tình hình tài chính của công ty và vận hành của DN suôn sẻ. Việc này bạn chỉ có thể bắt đầu ở quy trình vận hành và giải quyết các vấn đề sao cho tiền hàng và tài sản được sử dụng hiệu quả và tránh thất thoát.
- Bạn sẽ bị dính mắc vào báo cáo cũ chưa hoàn thiện, để hoàn thiện báo cáo giai đoạn mới bạn bị cuốn vào giải quyết cái cũ mà khó có thể nói không với việc này bằng một giải pháp khác thuyết phục hơn. Có 1 bạn kế toán trưởng mà tôi đang hỗ trợ hướng dẫn, vừa mới tham gia vào công ty mới, do tôi có hướng dẫn trước nên bạn ấy đã thương lượng được với chủ DN thuê ngoài vào xử lý cái cũ vì bạn ấy phải dành thời gian cho công việc thiết lập lại hệ thống kế toán cho công ty. Sau đó bạn ấy sẽ hỗ trợ kiểm tra lại báo cáo cũ khi nó hoàn thành.
Trong bài này tôi viết phần tiếp theo:
Kế hoạch dòng tiền - quy trình thanh toán và rà soát chính sách công nợ.
Anh chị nào đã tham gia buổi chia sẻ
kế hoạch ngân sách - kế hoạch tài chính sẽ hiểu rất rõ vì sao nên bắt đầu từ kế hoạch dòng tiền, quy trình thanh toán,chính sách công nợ từ sớm. Có 1 chủ DN, là cổ đông trong 1 tập đoàn lớn, đồng thời đang vận hành DN riêng khoảng 500 nhân viên, thú nhận với tôi rằng họ đã lầm khi cho rằng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính chỉ cần cho tập đoàn lớn. Thực ra DN càng nhỏ, khả năng tài chính càng eo hẹp càng cần lập kế hoạch. Đây thực sự là giải pháp gỡ rối trong vận hành và kiểm soát cho DN của họ. Khi bắt đầu từ đây, các mối rối lâu năm của họ mới bắt đầu thật sự được gỡ và họ đã bắt đầu vực dậy công ty của mình sau một thời gian mất kiểm soát .
- Quy Trình Thanh toán
Ngay những ngày đầu tiên bạn sẽ có cơ hội tham gia vào quy trình soát xét chứng từ chi tiền trước khi chi. Trong quá trình này bạn cần rà soát lại :
- Quy định hồ sơ thanh toán cho từng trường hợp. Công ty đã có quy định chưa ? Nếu có thì quy định đó là gì ? Các quy định này đã đáp ứng luật Thuế và các quy định Bộ Tài chính về hóa đơn chứng từ, thuế TNDN, Thuế GTGT để đảm bảo công ty không bị phạt vi phạm hành chính, bị xuất toán chi phí quyết toán thuế TNDN, hay là không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT ... hay không ?
- Các trường hợp mua hàng hóa dịch vụ có ký kết hợp đồng/ đơn hàng hay không ? Hợp đồng có quy định rõ về giá bán, thời gian nợ, hạn mức nợ, điều kiện giao hàng : địa điểm giao- chi phí liên quan bên nào chịu, giá mua bao gồm thuế VAT hoặc không, điều khoản thanh toán, thông tin tài khoản thanh toán có khớp với thông tin người bán, quy chuẩn về hàng hóa đầy đủ không ?
- Công ty mua hàng có trường hợp nào không có hóa đơn hay không ? Lý do là gì ?
- Các form biên bản nghiệm thu có khớp với bảng dự toán/ yêu cầu chất lượng công việc trên hợp đồng ?
- Công ty có thực hiện các biên bản thanh lý hợp đồng không ? Các hợp đồng dạng nào bắt buộc phải có thanh lý hợp đồng để tránh rủi ro cho công ty.
- Công ty có quản lý theo ngân sách không ? Quy trình quản lý ngân sách như thế nào ?
- Trong hồ sơ thanh toán có quy định phải cung cấp phiếu nhập kho, biên bản bản giao tài sản, biên bản nghiệm thu dịch vụ ? ... : Quy trình nhập hàng và mua sắm tài sản, mua hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp của công ty như thế nào ? Quy trình có hàm chưa ró rủi ro mua 1 lần chi tiền nhiều lần không ?
- Kế toán có đối chiếu công nợ mỗi khi thanh toán ?
- Kế toán thanh toán và kế toán công nợ là 1 hay là 2 người khác nhau ?
- Kế toán nhận hồ sơ từ phòng ban khác có thực hiện sổ ký nhận chứng từ hay không.
- Các hồ sơ thanh toán đảm bảo là nghiệp vụ này có xảy ra thật ? Ví dụ như có nhiều công ty hồ sơ thanh toán toàn hóa đơn bán lẻ. Hóa đơn này cò thể ra nhà sách mua hoặc xin các cơ sở kinh doanh rất dễ dàng.
- Ngoài bộ phận mua hàng ra , bộ phận nào được phép trực tiếp mua hàng ? Quy trình thanh toán cho những trường hợp này là thế nào ?
- Công ty có vay ngân hàng không ? Nếu có thì quy định hồ sơ vay và giải ngân như thế nào ?
- ...
Bài sau tôi sẽ viết tiếp về kế hoạch dòng tiền và chính sách công nợ có liên quan rất nhiều đến quy trình thanh toán.
Nội dung trên đây có liên quan đến phần hướng dẫn xây dựng quy trình thanh toán. Anh chị em nào quan tâm nên đọc kỹ.
