Đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ thì việc đầu tư ERP và thuê nhiều nhân sự để quản lý ngân sách là việc làm kém hiệu quả. Vậy thì giải pháp là gì. Sau đây tôi xin giới thiệu một quy trình giản đơn dựa trên giải pháp công nghệ với một chi phí thấp.
Việc đầu tiên là DN có bảng ngân sách mà ở đó quy định "giới hạn trên" của các khoản chi chí. Con số này có thể là một số tiền hoặc là một tỷ lệ %. Hay hoặc là cả 2. Với bản chất mọi chi phí đều biến đổi, doanh nghiệp nên xây dựng ngân sách linh hoạt theo tỷ lệ %. Mỗi 1 khoản chi phí đều biến đổi theo một tỷ lệ nào đó với một biến số khác. Khi xây dựng ngân sách, doanh nghiệp nào dù với quy mô nào, nếu muốn quản lý ngân sách chất lượng đều cần phải xác định các mối quan hệ này.
Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch kinh doanh sát với thực tế thì việc quản lý ngân sách thuận tiện hơn. Tuy nhiên thực tế thì ít khi được như vậy. Trong kinh doanh việc phát sinh các công việc mới làm phát sinh một ngân sách mới là chuyện thường xuyên xảy ra. Trong trường hợp này doanh nghiệp chỉ cần tập thói quen lập kế hoạch ngân sách trước khi bắt đầu một công việc nào. Việc này không khó bởi vì chúng ta hoàn toàn có thể lập kế hoạch cho bất kỳ công việc nào trước khi bắt đầu. Việc lập kế hoạch không chỉ có ý nghĩa giúp cho chúng ta xác định rõ ràng mục tiêu để hoàn thành mà nó là còn là cách giúp cho mọi người hiểu ý nhau và phối hợp với nhau tốt hơn trong triển khai. Ngoài ra nó còn giúp DN quản lý ngân sách tránh đi sa đà, lạc hướng và mất kiểm soát trong tài chính.
Khi có kế hoạch ngân sách rồi thì các bước thực hiện đến khi quyết toán thì các bộ phận hoàn toàn có thể kiểm soát chi phí trong phạm vi ngân sách. Công việc của kế toán và phần mềm là kiểm soát các khoản chi phí này. Phần mềm chỉ cần làm 2 việc.
1. Lưu các thông tin về hạng mục ngân sách, bộ phận ngân sách và ngân sách chi tiết theo từng kỳ kinh doanh.
2. Các thao tác quyết toán hồ sơ được lập trên phần mềm. Hai bước đề xuất thực hiện (request) và đề nghị thanh toán ( payment request) hoàn toàn có thể thao tác trên phần mềm và phần mềm hỗ trợ cảnh báo tình trạng ngân sách tại bước này và nhắc nhở các khoản chi chưa được lập kế hoạch hoặc vượt ngân sách để đảm bảo kế hoạch luôn được lập cuốn chiếu cho xác với tình hình thực tế.
3. Các bước ký duyệt được thực hiện online, đính kèm hồ sơ bản copy. Phần mềm ngày nay có thể thực hiện việc này rất dễ dàng.
4. Thanh toán ngân hàng qua internet banking: việc thanh toán ngày nay hoàn toàn thực hiện online là một tính năng hiệu quả cho DN nhỏ. Phần mềm có thể thiết lập các báo cáo đầu ra phù hợp với các yêu cầu đầu vào của ngân hàng và tích hợp với phần mềm của ngân hàng (nếu có thể thỏa thuận với ngân hàng)
Dưới đây là 1 ví dụ về quy trình.
Anh chị có thể đặt câu hỏi cho các thắc mắc.
