Công việc đầu tiên của một người trưởng bộ phận tài chính kế toán khi bước vào một công ty (phần 2)
Đối chiếu công nợ
Tại sao tôi không đưa công việc này vào phần 1 ?
Tôi có lý do.
Tài sản trong 1 DN không mất đi, chỉ có chuyển từ dạng này sang dạng khác. Trong lý thuyết kế toán các bạn học, 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh rơi vào 1 trong các trường hợp sau đây :
- Làm tăng tài sản này, giảm tài sản khác.
- Làm tăng tài sản, tăng nguồn vốn
- Làm giảm tài sản, giảm nguồn vốn
- Làm tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác.
Khi bạn mới bước vào một doanh nghiệp, bạn không thể hiểu hết được các vấn đề của doanh nghiệp, việc này mất của bạn khoảng thời gian từ 6 tháng đến 1 năm. Ngay cả chủ DN không hiểu hết vấn đề của hệ thống kế toán DN của họ đâu. Ngay cả khi họ nói là : nó đang rất tốt. Bạn cũng đừng vội tin. Nếu bạn là một người có kinh nghiệm bạn hiểu vì sao tôi nói vậy.
Tiền, hàng, tài sản.. là dạng tài sản có tính thanh khoản cao, mức độ luân chuyển nhanh nhất, cho nên tôi khuyên bạn nên ưu tiên kiểm kê và chốt số liệu trước. Sau này nó sẽ giúp bạn xác minh các khoản công nợ phát sinh sau hay trước thời điểm kiểm kê.
Lý do khác mà tôi khuyên bạn nên chọn kiểm kê tiền và hàng tồn kho trước là vì đó là tài sản hữu hình trong doanh nghiệp bạn kiểm soát trong tầm tay dễ dàng. Còn các khoản công nợ để biết nó chính xác hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó quy trình quản lý tài sản và công nợ của doanh nghiệp trước đây có tốt hay không. Có DN khi tôi yêu cầu làm biên bản đối chiếu công nợ thì mỗi lần ra một con số khác nhau !!! Bởi vì kế toán ghi nhận công nợ theo nguyên tắc hóa đơn. Khi tôi giải thích là các công việc đã hoàn thành, thì các phòng ban không xác định được công nợ vì không biết khoản nào đã chi tiền rồi, khoản nào chưa, tức là chưa bao giờ có việc đối chiếu trước đó. Nhà cung cấp thì đưa số nào họ ký số đó, miễn đừng thấp hơn số thực nợ họ và họ không biết các công việc dở dang chưa hoàn thành có được tính hay không ?
Các bạn nên thông báo đến các phòng ban gởi đến cho bạn các hồ sơ đã hoàn thành để ghi nhận công nợ kịp thời, vì thực tế có kế toán thanh toán quy định khi nào chi tiền thì mới chuyển hồ sơ về phòng kế toán. Bạn cũng nên thông báo các phòng ban cho bạn thống kê các công nợ đã hoàn thành nhưng chưa hoàn tất hồ sơ. Vì các DN đa số làm việc không tuân thủ đúng quy trình, dẫn đến hồ sơ họ cung cấp cho kế toán là một sự hợp thức hóa để được giải quyết khoản thanh toán làm cho việc hoàn tất hồ sơ trở thành thủ tục hành chính nặng nề. Kế toán thì không giải thích được ý nghĩa của các hồ sơ đó là gì ngoài câu rất kém thuyết phục người khác : đó là quy định của Thuế. Thuế họ yêu cầu gì cũng có lý do về quản trị và kiểm soát , có ý nghĩa rằng: nếu nó thực sự có xảy ra thì anh phải chứng minh bằng những giấy tờ này, và hoàn toàn không có ý tạo thêm việc không cần thiết cho doanh nghiệp. Ví dụ như rất nhiều trường hợp công việc hoàn thành xong mới bắt đầu ký hợp đồng. Hợp đồng ký trước khi thực hiện giúp tránh rủi ro pháp lý. Việc ký hợp đồng sau là một kiểu làm việc đưa DN vào thế đã rồi, " gạo đã nấu thành cơm", bất lợi đủ điều. Đến khi thanh toán thì mới bắt đầu ký hợp đồng dẫn đến hồ sơ chuyển đến kế toán bị chậm trễ , các khoản hạch toán công nợ và chi phí bị trễ gây sai lệch về báo cáo tài chính.... Cho nên đây là một bước công việc bạn cần làm để phát hiện ra các bước làm việc sai nguyên tắc của các phòng ban khác để cảnh báo và chấn chỉnh... Quy trình có thể chưa được văn bản tài liệu hóa , nhưng các nguyên tắc không được phá vỡ.
Tương tự như kiểm kê, việc đối chiếu công nợ cũng cần lên kế hoạch các đầu mục công việc có deadline , phân công công việc, chuẩn bị mẫu biểu, danh sách...họp triển khai, giám sát thực hiện đến khi hoàn thành như là một dự án. Nếu DN đã làm việc này tốt thì có thể sử dụng các văn bản đối chiếu công nợ đang sẵn có. Trong quy trình thanh toán cần đưa thêm yêu cầu cung cấp văn bản xác nhận công nợ trước khi chi tiền. Trong giai đoạn đầu thực hiện đối chiếu với tần suất cao sau đó giảm dần.
Thời điểm chốt công nợ nên là cùng thời điểm với thời điểm với chốt số liệu kiểm kê.
(còn tiếp )
