Viết cho các Anh Chị đang chuyển từ kế toán dịch vụ Thuế sang làm kế toán tài chính cho Doanh Nghiệp.

 Các công ty dịch vụ kế toán - báo cáo thuế mà tôi biết họ cũng đang có xu hướng dịch chuyển như vậy, họ muốn trở thành một đối tác song hành lâu dài với DN. Tôi rất ủng hộ tinh thần này. Một phần vì muốn giúp các bạn, một phần vì tôi muốn các bạn tránh đi lại vết xe đỗ của những người đi trước, và để giúp các DN tránh bị tổn thất, tôi viết bài này.
Đây là những câu chuyện có thật.

Có nhiều anh chị làm kế toán dịch vụ thuế chuyển sang làm kế toán trưởng cho doanh nghiệp bê nguyên quy trình báo cáo thuế vào doanh nghiệp. Dĩ nhiên sẽ sinh ra thêm mảng kế toán nội bộ. Đa số kế toán nội bộ ghi chép theo nguyên tắc cash basis. Điều này làm cho doanh nghiệp lâu dần rơi vào tình trạng mất kiểm soát về tài chính. Cụ thể nhất là mất kiểm soát về công nợ, hàng tồn kho và tài sản. Chủ DN sẽ rơi vào cảnh : không biết mình thật sự đang lời hay lỗ, nợ ai bao nhiêu tiền, cần bao nhiêu tiền...
Sau đây là 1 vài ví dụ :

1/ Nhập kho theo hóa đơn.

Tôi gặp trường hợp 1 đơn hàng mua thiết bị, khi mua thì phòng mua hàng mua loại khác với đơn hàng đã duyệt. Hóa đơn thể hiện đúng hàng thực tế mua. Bạn kế toán nhập theo hóa đơn. Kế toán thanh toán theo hóa đơn vì công nợ theo hóa đơn khớp với công nợ nhà cung cấp. Một ngày đẹp trời vì DN muốn biết mình có bao nhiêu tài sản trị giá bao nhiêu nên cho tiến hành kiểm kê tài sản thực tế thì chủ DN không biết cái này từ đâu ra. Đây là trường hợp thực tế xảy ra tại 1 tập đoàn Việt Nam. Ban Kiểm Soát Nội Bộ, CFO công ty mẹ, CFO công ty thành viên chỉ biết ngồi họp đập bàn đổ lỗi cho nhau. Chủ Tịch HĐQT, nhà đầu tư thì bức xúc vì tiền mình đầu tư không kiểm soát được. Kế toán trưởng, người chịu trách nhiệm việc này thì đã nghỉ việc, người mới vào rồi ra. Chỉ đến khi quy trình quản lý tài sản và hàng hóa được thiết lập lại thì vấn đề mới được tháo gỡ. Vì chuyện này mà chủ đầu tư yêu cầu kỷ luật CFO nghỉ việc, mà việc này CFO họ giao hết cho kế toán trưởng.
Tôi phỏng vấn một bạn kế toán kho: nếu hóa đơn và đơn hàng khác nhau em hạch toán theo thông tin gì ? Trả lời: ghi nhận theo hóa đơn. Lỗi này của kế toán gây mất kiểm soát trong việc mua đúng hàng cần mua. Đơn hàng duyệt là mặt hàng A nhưng đến khi phòng mua hàng mua hàng là A1.
Tôi hỏi tiếp : nếu hóa đơn và đơn hàng giống nhau, nhưng nếu hàng nhập thực tế là mặt hàng khác, em ghi nhận theo thông tin nào ? Trả lời : theo hóa đơn. Lỗi này gây mất kiểm soát trong việc giao hàng sai quy cách. Đơn hàng duyệt là A, phòng mua hàng mua đúng hàng A, hóa đơn thể hiện đúng, nhưng nhà cung cấp giao hàng sai là A1.
Việc mua hàng sai so với đơn hàng được duyệt rủi ro thế nào các anh chị cũng biết, tôi không nhắc lại ở đây. Chưa kể cái sai này dẫn theo cái sai khác... Tôi chỉ đưa ra ví dụ cho anh chị thấy kế toán không chỉ là người ghi sổ, họ có vai trò đặc biệt trong hệ thống quản trị của công ty. Nếu anh chị chỉ dừng lại ở ghi sổ, DN đang lãng phí nguồn lực rất lớn. Cho nên nếu DN ngân sách càng hạn hẹp mà làm theo cách này sẽ có những lãng phí hữu hình, vô hình, chi phí chìm rất lớn mà các anh chị không nhận ra.

2/ Cách xác định thời gian phân bổ :

Tôi có thấy một công ty dịch vụ nhận tổ chức hệ thống kế toán cho công ty chọn chính sách phân bổ có thời gian bắt đầu phân bổ là ngày trên hóa đơn. Tôi nói : bạn làm cách này thì về quy định của luật Thuế có thể bạn không sai. Nhưng chính sách này sẽ không bao giờ thực hiện được trong thực tế. Vì bạn đang làm lùi. Thực tế, theo nguyên tắc kế toán thì một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần ghi nhận đúng thời điểm. Mà bạn biết rồi đấy, mấy khi ngày trên hóa đơn trùng với thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế ? Một chính sách bạn ban hành nếu nó không áp dụng được mà nó còn thể hiện rõ việc sai nguyên tắc thì nó có ổn không?
Chính sách phân bổ là một chính sách quan trọng của công ty. Chỉ cần khác nhau một chút là kết quả trên báo cáo hoàn toàn sai khác. Cho nên các bạn kế toán trưởng cần xây dựng và ban hành chính sách này một cách kỹ lưỡng để hướng đến một sự minh bạch giữa người đọc báo cáo và lập báo cáo. Tôi thấy có nhiều bạn kế toán trưởng "bùa" số trong phần phân bổ này rất siêu. Cá nhân tôi rất "tối kỵ" điều này. Đã từng có việc chính sách phân bổ bất hợp lý dẫn đến công ty thấy mình lời nên cứ vung tiền chi thoải mái cho đến lúc mất khả năng thanh toán thì vẫn không biết nguyên nhân vì sao.

3/ Chi phí khác, phải thu khác, phải trả khác.

Tôi có một quy ước là tất cả các khoản chi phí hạch toán trong bất kỳ nội dung nào có chữ "khác" là phải giải trình rõ ràng và hợp lý. Một khoản phải thu khác, phải trả khác nếu là chưa tìm ra nguyên nhân phải thật sự là chưa tìm ra nguyên nhân hoặc cơ sở để hạch toán và phải có thời hạn cho xử lý các khoản này nhất định. Một khoản chi phí khác phải là một khoản chi phí không lặp lại thường xuyên, chỉ phát sinh 1 vài lần rồi thôi, có giá trị nhỏ không ảnh hưởng trọng yếu trên kết quả kinh doanh của 1 năm và phải được giải thích trên thuyết minh của báo cáo tài chính.

Có nhiều bạn kế toán trưởng hay lạm dụng tài khoản này quá mức. Như hôm trước trong group này có một bạn phát biểu : kế toán làm gì cũng có chủ đích. Tôi block bạn ấy chủ yếu vì tôi không đồng ý tư tưởng này được lan truyền trong group. Là kế toán bạn phải hướng đến sự minh bạch chứ không phải sử dụng quyền của mình phục vụ chủ đích của riêng mình. Bạn phải làm sao để chủ DN, nhà đầu tư họ yên tâm trên các sản phẩm của bạn chứ không phải bạn làm cho người ta mù mờ rồi ca thán : sếp không biết gì về kế toán . Bạn phải giúp người ta "quản" được bạn. Như một số nơi đang quảng cáo khóa học cho các Chủ DN,Giám Đốc, CEO có câu : ...không quản được kế toán, DN phá sản " không phải là nói quá chút nào đâu.