Vài lưu ý trong quy trình mua hàng và mục tiêu tối ưu hiệu quả sử dụng vốn của dn

VÀI LƯU Ý TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ MỤC TIÊU TỐI ƯU HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN CỦA DN
Khi tôi phỏng vấn các vị trí nhân viên mua hàng, với cùng một câu hỏi: tiêu chí nào bạn sẽ ưu tiên đáp ưng khi nhận một yêu cầu mua hàng ? Đa số đều trả lời : đáp ứng càng nhanh càng tốt.
Nếu bạn là chủ DN, hay bạn thuộc bộ phận kinh doanh, hoặc là phòng ban khác chắc có lẽ bạn sẽ rất hài lòng với câu trả lời này phải không ?
Bạn hãy kiểm tra lại quy trình mua hàng trong DN mình, khoảng thời gian đáp ứng có luôn luôn được cân nhắc và tính toán kỹ hay không ? Nếu không thì bạn lưu ý các vấn đề sau đây:
1/ Nếu một người nhân viên mua hàng tiếp nhận nhiều yêu cầu mua hàng cùng một lúc, yêu cầu nào cũng không tính toán kỹ về thời gian yêu cầu đáp ứng thì sẽ khó khăn cho họ trong việc sắp xếp ưu tiên. Nhân viên mua hàng sẽ sắp xếp theo cảm tính. Việc này sẽ dẫn đến có những yêu cầu cần trước thì được đáp ứng sau, những yêu cầu chưa thật sự cần thì được đáp ứng trước, gây tổn thất cho công ty. Hay hoặc là phải tốn nhiều nhân lực bộ phận mua hàng để đảm bảo yêu cầu nào cũng đáp ứng nhanh nhất có thể, điều này làm giảm hiệu suất, hiệu quả lao động.
2/ Gây lãng phí dòng tiền. Khi một đơn hàng hoặc hợp đồng được gởi đi đến nhà cung cấp , đó cũng là thời điểm quyết định mốc thời gian cho khoản thanh toán sẽ được chi ra trong tương lai. Vậy thì việc gì xảy ra khi một yêu cầu mua hàng hóa dịch vụ được yêu cầu quá sớm so với thời gian thực sự cần ? Số tiền phải chi ra sớm hơn ? Vòng quay hàng tồn kho tăng lên? Hai kết quả này sẽ tác động đến 2 chỉ số tài chính :
* Hiệu quả đòn bẩy tài chính bị giảm xuống do số tiền trả nhà cung cấp sớm hơn cần thiết.
* Hiệu quả sử dụng tài sản giảm xuống do hàng tồn kho tăng lên.
=> Hiệu quả sử dụng vốn bị giảm xuống.
Vì vậy, thời gian yêu cầu đáp ứng đối với tất cả các khoản mua cần phải được cân nhắc và tính toán kỹ ở các bộ phận. Tâm lý ai cũng muốn càng sớm càng tốt.Các DN hay bị tình trạng tồn kho chậm luân chuyển nhiều, chỉ số hàng tồn kho rất xấu. Nguyên nhân đến từ thói quen này là không nhỏ và rất phổ biến.
DN bạn hãy thử rà soát lại nhé. Cần đảm bảo việc này được lưu tâm trong các quy trình lập kế hoạch, quy trình đặt hàng, mua hàng, trước khi đơn hàng được gởi đi, thời gian luôn được tính toán kỹ lưỡng. Song song với KPIs giao hàng đúng hạn giao cho phòng mua hàng thì KPIs về thời gian tồn kho cần giao cho các bộ phận đặt hàng, bộ phận mua hàng, bộ phận kinh doanh ...để đảm bảo thời gian thanh toán được tối ưu nhất.