"Chủ doanh nghiệp hỏi : để tiết kiệm chi phí thì có nên giao công việc thủ kho cho bảo vệ kiêm luôn được không ?"

 Đính kèm là tam giác của các điều kiện dẫn đến gian lận, Có ba điều kiện, khi xuất hiện ở các mức độ khác nhau, làm tăng nguy cơ xảy ra gian lận: (1) Pressure/ Incentive áp lực/động cơ , (2) Opportunities cơ hội (3) Attitude/Rationalization thái độ đối với hành vi gian lận/ hợp lý hóa. 

*Pressure /Incentive: Áp lực/ động cơ xảy ra gian lận thường là :

+ Mâu thuẫn – bất mãn trong môi trường công việc,
+ Các vấn đề tài chính cá nhân. Ban đầu thì do áp lực mà gian lận, sau đó là tham lam.
Trong trường hợp này vị trí nhân viên bảo vệ thu nhập thấp thì những nguy cơ trên là luôn tiềm ẩn.
+ Nếu hàng trong kho thuộc hàng dễ tiêu thụ, dễ lấy cắp thì khả năng mất trộm càng dễ xảy ra : như tiền vàng, kim cương, các hàng hóa kích thước nhỏ gọn có giá trị cao dễ tiêu thụ ngoài thị trường… chẳng hạn, dễ mất cắp hơn là máy móc, thiết bị…

*Opportunities , cơ hội để xảy ra gian lận ở chỗ :

- Người bảo vệ kiêm nhiệm vị trí thủ kho tức không có người kiểm soát chéo mỗi khi mang hàng ra ngoài.
- Ngoài ra cơ hội nằm ở chỗ không có kiểm tra đột xuất của một bộ phận khác (nếu có).
*Rationalization : hợp lý hóa / thái độ với sự gian lận. Đây là quá trình xảy ra bên trong nội tâm con người không quan sát được.
Có nhiều người cho rằng chọn người tin cậy là được. Thực ra những trường hợp gian lận đa số đều coi mình là người trung thực, mình không phải là tội phạm, ho tự đưa ra 1 số lý do để tự biện minh với chính mình về hành vi gian lận. “ Tôi lấy tạm món này đi bán rồi khi nào có tiền mua trả lại “, “mình làm việc đóng góp nhiều mà công ty thì nhiều tiền hơn mình nên lấy một ít cũng không sao “… Nhưng sau khi lấy mà không bị phát hiện họ lại lấy tiếp … đến khi bị phát hiện thì giá trị lấy đi quá lớn không có khả năng trả …
Tóm lại, trường hợp bảo vệ kiêm nhiệm thủ kho khả năng mất là có thể xảy ra.
Bạn đừng có đưa ra lập luận là vì nguyên tắc gì đó sếp bạn không biết đâu nhé.
Trước khi tham mưu cho sếp, các bạn nên thu thập thông tin.
- Nhân viên bảo vệ là người ký hợp đồng trực tiếp với công ty hay do thuê ngoài từ công ty dịch vụ bảo vệ ?
- Giá trị tồn kho tối đa trong kho là bao nhiêu ?
- Nếu thuê ngoài thì hợp đồng có điều khoản bồi thường khi mất tài sản không ? Giá trị bồi thường tối đa bao nhiêu ?
Thường thì một số công ty bảo vệ mua bảo hiểm mất mát tài sản với một giá trị bồi thường nhất định. Khi ký hợp đồng thuê bảo vệ, doanh nghiệp cần nhớ ràng buộc điều khoản này.
Trường hợp bảo vệ là của công ty dịch vụ thuê ngoài : nếu mức giá trị tồn kho không vượt quá giá trị bồi thường khi xảy ra mất mát khi nêu trong hợp đồng thì việc bảo vệ kiêm nhiệm là có thể được . Nhưng nhớ là cần kiểm soát mức tồn kho đừng để cao vượt mức tối đa cho dù có kiểm tra kho đột xuất hay không. Nếu mức phí bảo vệ tăng thêm mà vẫn ít hơn chi phí tuyển thủ kho thì đáng cân nhắc.
Nếu bảo vệ là người công ty ký hợp đồng lao động trực tiếp thì bạn tư vấn sếp là khả năng mất hàng hóa ở 3 cái điều kiện trong tam giác nói trên để tùy sếp quyết định, giữa chi phí tiết kiệm được và rủi ro mất mát có thể xảy ra cái nào lớn hơn.
Khi tư vấn, các bạn tránh cách nói khẳng định : không được, được.. nó giống như bạn quyết định thay cho sếp sẽ không được tế nhị lắm. Thực tế thì không có phương án nào là tuyệt đối cả. Có nhiều lý do khác mà sếp bạn đặt trên bàn cân nữa mà bạn không thể biết được. Nó còn tùy vào mức độ rủi ro mà sếp bạn chấp nhận đươc. Ngoài ra, mức độ rủi ro mà sếp bạn chấp nhận được khác nhau khi người bảo vệ đó là người thân, quen, có mối quan hệ…
Có một bạn hỏi nếu là một người mang về doanh số cho công ty rất nhiều thì rủi ro này có chấp nhận được không ?
Có những chuỗi cà phê thương hiệu lớn quản lý cửa hàng kiêm cung ứng, kiêm thủ kho. Nhiều người nhìn vào đó và nói là họ kiểm soát kém. Nhưng họ vẫn tăng trưởng quy mô, tăng trưởng giá trị thương hiệu ầm ầm đó thôi. Vì có những giai đoạn kinh doanh họ chấp nhận mất cái này để tập trung vào cái khác lớn hơn. Chưa kể, để kiểm soát chặt chẽ họ phải tốn 1 bộ máy cồng kềnh với một chi phí khủng khiếp . Thực tế có chuỗi cửa hàng cà phê có bộ phận cung ứng riêng biệt vẫn xảy ra gian lận như thường, thế là phải sinh ra bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ đôi khi yếu quá thì phải thuê kiểm toán bên ngoài. Đến khi cộng chi phí sinh ra cho việc kiểm soát này còn lớn hơn chi phí có khả năng thất thoát nữa .
Có những công ty trong những giai đoạn quy mô chưa lớn họ quản lý có vẻ như dựa trên niềm tin nhưng thực chất là họ chấp nhận rủi ro so với chi phí bỏ ra thêm do bộ máy kiểm soát cồng kềnh. Hay hoặc là họ chấp nhận rủi ro thay vì lợi ích mất đi là lớn hơn nếu thực hiện đúng nguyên tắc kiểm soát làm ách tắc quá trình hoạt động kinh doanh.
Nếu phải lựa chọn giữa một người bán hàng giỏi mang về cho công ty lợi nhuận và những giá trị khác như : thị phần tăng trưởng, hình ảnh thương hiệu, trao cho họ quyền kiêm nhiệm, chấp nhận rủi ro và một nhân viên được kiểm soát đúng nguyên tắc nhưng họ lại bán hàng không được thì bạn chọn ai ?
Nếu phải chọn một nhân viên mua hàng giỏi tiết kiệm cho công ty rất nhiều chi phí, mang về lợi nhuận do tìm được nguồn hàng tốt nhưng họ có gian lận và một nhân viên cung ứng yếu kém mà trung thực, bạn chọn ai ?
Bạn có chọn ai thì chưa chắc là sếp đã chọn theo bạn. Cho nên ngay cả khi bạn đưa ra lựa chọn, sếp vẫn quyết định theo ý của mình. Sếp có lý lẽ riêng của sếp.
 
Nếu bảo vệ là người trong gia đình, thì bạn yên tâm, sếp không có hỏi ý kiến bạn đâu.
Vậy, bạn chỉ nên chỉ ra cho sếp thấy những rủi ro và lợi ích cả về khía cạnh tài chính và phi tài chính. Phần còn lại là để sếp quyết định. Đừng quyết định thay sếp bạn nhé.